Закрепление документов - важный этап делопроизводства, обеспечивающий их юридическую силу и сохранность. Рассмотрим основные методы закрепления документов в различных ситуациях.
Содержание
Закрепление документов - важный этап делопроизводства, обеспечивающий их юридическую силу и сохранность. Рассмотрим основные методы закрепления документов в различных ситуациях.
Способы закрепления документов
- Физическое скрепление листов
- Электронная подпись
- Регистрация в журнале
- Нотариальное заверение
- Прошивка и опечатывание
Материалы для физического закрепления
| Метод | Применение |
| Скрепки | Для временного соединения листов |
| Сшиватели | Для постоянной фиксации документов |
| Клей | Для книг и брошюр |
| Пластиковые пружины | Для презентационных материалов |
Пошаговая инструкция прошивки документа
1. Подготовка к прошивке
- Выровняйте все листы документа
- Сделайте отверстия дыроколом или шилом
- Подготовьте нить или шпагат
- Приготовьте наклейку для опечатывания
2. Процесс прошивки
| Шаг 1 | Проденьте нить через отверстия |
| Шаг 2 | Завяжите концы нити с обратной стороны |
| Шаг 3 | Наклейте бумажную пломбу поверх узла |
| Шаг 4 | Поставьте подпись и печать на пломбе |
Требования к прошитым документам
- Все листы должны быть пронумерованы
- Нить должна быть прочной и нерастяжимой
- Пломба должна закрывать узел и часть нитей
- Подпись должна захватывать часть пломбы и листа
Нормативные акты о прошивке документов
| ГОСТ Р 7.0.97-2016 | Требования к оформлению документов |
| Приказ Минюста № 257 | Правила прошивки юридических документов |
| Методические рекомендации архивных служб | Требования к архивным документам |
Электронное закрепление документов
- Создайте электронную подпись
- Загрузите документ в систему ЭДО
- Примените электронную подпись
- Сохраните подписанный документ
- Зарегистрируйте в системе документооборота
Виды электронных подписей
- Простая - для внутренних документов
- Усиленная неквалифицированная - для договоров
- Усиленная квалифицированная - для отчетности
Важная информация
При прошивке многостраничных документов рекомендуется оставлять свободные поля не менее 20 мм. Для важных документов используйте сургучные печати. Электронные документы должны быть закреплены в соответствии с Федеральным законом №63 "Об электронной подписи".
